Как должна выглядеть информационная система компании (схемы)

Категория: Блог

Опубликовано 28.04.2014 12:11

Автор: Ирина Колесникова

Предыдущий пост был посвящен состоянию управленческого учета, которое чаще всего приходится наблюдать в отечественных компаниях. В большинстве случаев учет далек не только от идеала, но даже от удовлетворительного состояния. Главная претензия финансиста к ним – отсутствие возможности получения данных для составления управленческого баланса и отчета о прибылях и убытках. Т.е. недоступность оценки текущего состояния бизнеса, хотя бы в базовых показателях. И как следствие, принятие решений вслепую, без обоснования и аналитики.
В данном посте хочу описать свою позицию в вопросе архитектуры информационной системы компании (КИС – корпоративная информационная система).

Базовые принципы следующие:

1. Основой информационной системы должна стать учетная база управленческого учета.

Это значит, что данная база будет операционной, т.е. в ней будет работать большинство сотрудников компании вне зависимости от количества субъектов хозяйствования и стран дислокации. Кстати о субъектах: совершенно НЕверно разделять управленческий учет по юридическим лицам. Товарные остатки – да (и то не всегда, с оговорками); дебиторскую и кредиторскую задолженность – да; денежные средства на счетах и в кассах – да.

А вот доходы и расходы разумнее детализировать по направлениям в бизнесе. И поверьте, не так уж часто эта детализация полностью совпадет со структурой юрлиц. Для финансиста субъект хозяйствования – скорее инструмент, чем объект. И относиться к нему нужно соответствующим образом: принимать во внимание, но не назначать опорой.

2. В базе управленческого учета нужно отражать все операции, касающиеся деятельности всех подконтрольных субъектов хозяйствования.

Т.е. все товарное и денежное движение, включая внутреннее между своими субъектами, все перемещения ценностей, все расходы, пусть и без некоторой аналитики (например, заработную плату и налоги от нее не по сотрудникам, а общими суммами в разрезе статей). В противном случае получим лоскутную или частичную автоматизацию и как следствие – отсутствие возможности составления баланса и ОПУ.

Это крайне важно! Ни в коем случае к управленческому чету нельзя относиться как к добавке, позволяющей вкупе с данными бухучета получить полную картинку. Так не срабатывает, поверьте. Практика сурова и многообразна, простое сложение не работает.

3. Именно база управленческого учета должна стать основным источником информации для других баз, например, для баз бухгалтерского учета.

Безусловно, ситуации бывают разные. К примеру, налоги всегда будут рассчитываться в базах бухучета, это корректно. Заработная плата в зависимости от структуры бизнеса и политики компании может считаться уже в разных базах. Товарное движение, как правило, полностью формируется в базе упручета и в дальнейшем экспортируется.

4. Сотрудники должны работать в базе упручета, выполнять с ее помощью свои обязанности и вносить в нее необходимую информацию.

Именно текущая работа позволяет со всех сторон проверить данные. Ошибка, которую не заметил экономист в силу обилия документов и перегруженности, может быть очевидна для специалиста по закупкам (например, неверная себестоимость, в разы превышающая контрактную цену) или для агента (наличие дебиторской задолженности по клиенту, давно погасившему долг). Так что это НЕ база, в которую просто собираются сведения для последующей обработки экономистами, это должен быть полноценный рабочий инструмент.

5. База управленческого учета должна стать основным источником оперативной информации и для рядовых сотрудников компании, и для линейных руководителей, и для топ-менеджеров.

Впрочем, соблюдение предыдущих принципов уже выдвинет эту базу на передовые позиции. Я акцентировала на этом ваше внимание для иллюстрации схем, которые приведены ниже.

6. Методология ведения управленческого учета может иметь мало общего с учетной политикой бухучета.

Хорошо, если они коррелируют, но чаще всего в этом нет особой необходимости. Данные мигрируют из базы в базу по правилу «документ в документ», а проведение документов осуществляется в соответствии с учетной политикой и методологией той базы, в которой осуществляется это проведение.

Так например, за редким исключением нет необходимости в совпадении бухгалтерской и управленческой баз в отношении партий товаров. Тем более, если в бухучетв применяется метод списания себестоимости LIFO, а в упручете – FIFO.

А вот списание материалов в производство лучше синхронизировать, иначе будет серьезная путаница, если не беспорядок.

Налоги (начисление, переброски, зачеты, списание дебиторской задолженности, оплата) дожны совпадать полностью.

В итоге структура информационной системы должна стремиться к состоянию:

в случае, когда складской учет интегрирован в систему управленческого учета

при необходимости использования сложных программных комплексов для складского учета

Помните, что наличие нескольких баз всегда связано с регламентными (формализованными и неукоснительно соблюдающимися) процедурами сравнения информации. Эта работа неприятна, но крайне необходима. И чем больше у Вас учетных баз, тем объемнее регламенты и больше времени уходит на сверки.