Как выбрать программный продукт для автоматизации учета

В этом посте я дам несколько советов по выбору платформы и конфигурации программного обеспечения, на основе которого следует автоматизировать учет. Точнее, речь пойдет о построении корпоративной информационной системы (КИС), т.к. лоскутная автоматизация – не наш путь.

Не могу сказать, что рынок пестрит предложениями хорошо проработанных программных продуктов. К сожалению, конечно. Более того, готовых продуктов хотя бы для определенных областей КИС на рынке совсем немного. А локализованных (адаптированных для работы на белорусском рынке) откровенно мало. Если с системой документооборота и архивирования несколько проще (есть специальные пакеты, решающие данную задачу; при этом процессы документооборота у разных предприятий обычно не слишком отличаются, разве что из полной системы можно выбросить неипользуемые звенья), то с учетными продуктами просто беда.

Разделим КИС на максимально крупные блоки, для каждого из которых потребуется отдельный программный продукт (иногда даже другая платформа):

База данных управленческого учета – база, содержащая информацию о хозяйственных операциях внутри бизнеса по всем юридическим лицам (субъектам хозяйствования) и всем направлениям деятельности. Замечу, такая база должна быть одна, т.к. именно в ней будет формироваться консолидированная отчетность по бизнесу в целом. По блокам учета, которые будут автоматизироваться при помощи отдельных программных продуктов, в базе управленческого учета могут содержаться только сведения, обеспечивающие снабжение оперативной информацией и формирование итоговых отчетов. Например, при наличии отдельного складского программного комплекса в базу управленческого учета можно не переносить управление бизнес-процессами, блок адресного хранения, контроль отборки и отгрузки и т.д. Замечу, речь идет о переносе данных из программных продуктов, используемых в автоматизации именно учетных блоков.

Базы данных бухгалтерского учета – базы, специально выделенные для аккумулирования и обработки информации, относящейся к бухгалтерскому учету. Такие базы должна быть созданы для каждого субъекта хозяйствования. Исключение, пожалуй, составляют мелкие предприятия и ИП, являющие резидентами одного государства и ведущие учет по упрощенной системе, но и для них в определенных случаях бывает необходимы отдельные базы. Ни при каких обстоятельствах не следует объединять базы управленческого и бухгалтерского учета. Во-первых, потому, что учетные политики и методологии учета могут кардинально различаться. Во-вторых, некоторые проверяющие (представители регулирующих организаций, гос.органов) просят доступ к учетной базе. И логично им показывать отдельную электронную бухгалтерию конкретного субъекта. В третьих, такое разделение обоснованно с точки зрения защиты информации, хотя данный вопрос можно решить и в единой базе, пусть и более извращенными методами.

Специализированные узкопрофильные программные продукты для учета – программные продукты для ведения учета в тех областях, которые не могут быть автоматизированы с помощью программных продуктов, предназначенных для бухгалтерского и управленческого учета. Имеется в виду не только невозможность такой автоматизации, но и неустраивающие сроки + стоимость подобной доработки. К таким продуктам можно отнести WMS-системы для складских комплексов, сложные системы управления производством, программы для расширенного учета заработной платы и кадрового учета и другие системы узкой направленности.

Составляющие КИС неучетного характера – системы управления теми процессами в компании, которые не имеют четкой учетной направленности. Например, блоки управления документооборотом и электронные архивы, системы управления проектами и т.д.

Понятно, что не каждое предприятие нуждается во всех описанных блоках КИС. Архитектура программных продуктов для каждого предприятия будет уникальной. Вот почему:

  1. Каждое предприятие стремится иметь конкурентное преимущество. А оно, это преимущество, в любом случае отражается на бизнес-процессах. И, следовательно, на автоматизации. Так, если сравнить три компании, работающие на рынке компьютерной техники, увидим, что одна из них специализируется на поставках из Москвы и ориентируется на рынок розничных продаж. Вторая имеет собственное отверточное производство компьютеров (комплектующие закупает у крупных операторов внутри страны), также имеет спец.условия по поставке брендовых серверов из Европы, и ориентирована на рынок B2B (тендеры, активные продажи). А в третьей компьютерной компании, допустим, есть свой сервисный центр, а направление по продаже компьютерных комплектующих дает треть выручки. Ассортимент измеряется десятками тысяч SKU, требуется позаказный учет. Нет сомнений, что по-разному на этих компаниях будут построены и закупки, и продажи, и логистика. И, соответственно, автоматизация потребуется различная.
  2. Структура компании (я об этом писала раньше) зачастую обусловлена не логикой построения системы управления и внутренними правилами регулирования процессов, а возможностью найти и нанять нужного специалиста, особенно на должности топ-менеджеров. Следовательно, бизнес-процессы будут построены таким образом, чтобы обойти узкие места и подстроиться под тех специалистов, которые работают. Поверьте, порой такая структура не слишком логична, а бывает, откровенно неработоспособна. Догадайтесь, как это отразиться на автоматизации.
  3. Руководителям только кажется, что все уже давно придумано и можно просто повторить бизнес-процессы, отработанные на другой успешной (часто иностранной) компании. Действительно, в Европе или США можно купить завершенный проверенный продукт, например, для автоматизации учета в гостинице. И отдельный – для сайта и онлайн заказов, интегрированный в систему учета. Но видите ли, до начала автоматизации ваше предприятие тоже развивалось не один год. В нем уже сложились и процессы, и системы взаимодействия, и привычки. Натянуть на себя западную модель будет непросто (я бы сказала, невозможно). В первую очередь не готовы сами руководители, не привита система управления. Все, наверное, в курсе, что диплом МВА не есть гарантия успеха. Во вторую очередь обязательно возникнут сложности с адаптацией сотрудников (саботаж, увольнения, отсутствие нужных навыков и прочие прелести). На рынке не так уж много специалистов, привыкших к работе в условиях развитого бизнес-управления.

Основная проблема, с которой сталкивается архитектор КИС, - почти полное отсутствие на отечественном рынке программных продуктов «под ключ». Система «купил – установил – работай» у нас за редким исключением не действует, к громадному сожалению, даже для небольших предприятий в 100 человек. Ни для одной платформы. Везде требуются доработки.

Есть компании, специализирующиеся на продаже коробочных продуктов. Они будут вас уверять, что продукт полностью готов, но это лукавство в чистом виде (или обман – кому как нравится). Эти компании не могут предложить толковое решение и выставляют высокие цены за доработку «под заказчика». Т.е. вы покупаете якобы готовый продукт и самостоятельно обслуживаете «острые углы» своей автоматизации. Прокрустово ложе…

Есть компании, понимающие суть проблемы и пытающиеся ее решить посредством разработки собственных прикладных решений, но они вам продают не единый комплекс, а множество небольших программных продуктов для решения узких задач плюс систему их объединения (переноса данных). Все это настолько печально…

На рынке есть и мировые бренды, позиционирующиеся как промышленные системы для учета и управления предприятием. Сами платформы обладают несомненными плюсами. Особенно для разработчика. Но поверьте, и у них нет готовых решений. Более того, зачастую нет даже локализованных. Это тоже уникальная и очень дорогостоящая доработка специально для вас. Но да, очень пафосно и красиво звучит. И после приобретения похвастаться есть чем, опять же. Но это как квартира в хорошем районе в добротном кирпичном доме, но без кухни: будете ли вы обращать внимание на удобство подъездных дорог, если вам негде готовить еду?

Итак, как же все-таки выбрать, если очевидно, что это выбор из нескольких зол?

Замечу, я совершенно не буду касаться стоимости. Скажу только, что сравнивать нужно не только и не столько стоимость приобретения, сколько стоимость владения и стоимость доработки. Как уже отметила выше, дорабатывать придется почти любой продукт.

Выбор платформ (-ы):

  • Наилучший выбор – известные бренды. Выбирайте платформу, которая может обслуживаться имеющимися на рынке специалистами. Не стОит останавливаться на малоизвестных программах, т.к. вам придется обучать всех пользователей системы (не только работающих, но и вновь приходящих). При этом доработка может стать существенной проблемой в виду отсутствия программистов или запредельной стоимости их услуг. Вы же не хотите их постоянно учить за свой счет?!
  • Поинтересуйтесь, насколько прикладные решения по каждой понравившейся платформе могут закрыть ваши потребности в автоматизации. Желательно, чтобы все блоки были автоматизированы на одной платформе. В противном случае перенос информации из блока в блок может быть существенно затруднен, что опять же связано с доработками. Также использование продуктов на разных платформах сложнее для пользователя, да и программисты обычно не универсальны.
  • Обеспечьте себя отходными путями. На случай срочной доработки и аварии системы у вас должен быть на примете специалист или компания, которые смогут помочь с устранением проблемы. Ведь как правило, если не работает какой-то блок КИС, останавливается работа в компании, что недопустимо. Замечу, некоторые производители ПО устанавливают свои правила по его обслуживанию, и иногда это связано с отсутствием свободы выбора обслуживающей компании, как бы странно это ни звучало.
  • Учтите требование КИС к конфигурации серверов, сети, интернет-канала. Всегда есть вероятность, что программное решение потребует покупки новых серверов или замены компьютеров на рабочих местах. Бывает, что пропускная способность канала недостаточна для использования определенных функций ПО, а возможности расширения нет.

Выбор прикладных решений:

  • Первый основной принцип – минимум программных продуктов и (особенно) платформ. Чем больший зоопарк наблюдается в архитектуре КИС, тем запутаннее управление и сложнее поддержание работоспособности. Большинство внутриплатформенных процессов нестандартизированы, т.е. уникальны для платформы. Связать воедино однородные процессы на разных платформах – нелегкий труд. Если только есть возможность, не берите эту работу на себя. Оставьте эту головную боль производителям платформ. Программные продукты на одной платформе зачастую легко обслуживать в плане миграции данных. Но и здесь обилие программ сопряжено с ошибками и потерями, необходимостью сверки и ручного исправления ошибок. Чем больше баз, тем больше проблем. Проще доработать блок в одной из программ, чем постоянно обслуживать еще одну базу.
  • Второй основной принцип – минимум доработок. Даже если прикладные решения в рамках рассматриваемой платформы имеются на все случаи жизни, необходимо знать, насколько они адаптированы конкретно для вашего бизнеса и для белорусских условий. Зачастую продукт, отлично зарекомендовавший себя на рынке другой страны, слишком далек, например, от наших требований к оформлению первичной документации. Настолько далек, что даже нет возможности сохранения и получения необходимых для печатной формы данных. Яркий пример – ныне отмененная наценка, сложившая у вашего поставщика ДО поставки вам, которую требовалось добавить к вашей наценке при последующей продаже. Или отсутствие полноценного партионного учета материалов / товаров. Вас будут убеждать, что он вам и не понадобится. Врут!!! Если только ваша специализация – не услуги. Да и там зачастую нужен учет в разрезе партий.
  • Отдельный совет для белорусских условий – выбирайте программу для ведения бухгалтерского учета с практически полным игнорированием ее стоимости (имеющиеся на рынке продукты, как правило, вполне удобоваримы по цене). Гораздо важнее, чтобы

1. эта программа максимально закрывала ваши потребности в автоматизации именно бухучета,

2. чтобы ее обслуживала компания с хорошей репутацией и перспективами.

В идеале бухгалтерская программа должна быть такой, чтобы вы не тратили ничего на ее доработку «под себя» (это возможно, такие продукты есть на рынке), а компания-разработчик заботилась о ее актуализации, предоставляя вам обновления за умеренную плату.

  • Cинхронизация блоков КИС – основа порядка в учете. Наличие нескольких программных продуктов (а от этого нельзя уйти; как минимум, бух- и упручет – это две разные базы) предполагает перенос информации из одного программного продукта в другой. Вы же не хотите делать одну и ту же работу несколько раз, создавая при этом ошибки и убивая доверие к информации?! Возможности по синхронизации основных справочников и операций между программными продуктами (сопоставление, сверка, перенос) должны быть достаточными до такой степени, которая позволит делать это в автоматическом режиме с минимальной или нулевой последующей обработкой.
  • Защита информации – очень важный момент. Узнайте, каким образом и насколько качественно может быть разграничен доступ к данным для сотрудников предприятия. В частности, практически всегда помимо коммерческой информации бывают убраны из общего доступа сведения о заработных платах сотрудников, об общих доходах и расходах бизнеса, о собственниках и их долях и т.д. Также почти вся информация должна быть защищена от несанкционированного доступа извне.

Советы получились общими, я намеренно решила не называть имен. Не хотела, чтобы мои личные предпочтения, которые сложились за почти 20 лет работы, повлияли на ваш выбор. Тем не менее, надеюсь, что даже такие общие рекомендации позволят вам сформулировать список вопросов для людей, которым вы планируете платить за автоматизацию.

Комментарии   

# Трей 18.04.2016 13:24
спасибо за статью, сразу понятно, что пишет человек, который разбирается в теме. однако разочаровал последний абзац - для новичков, которым пока нельзя похвастаться таким богатым опытом, как у автора, отсутствие конкретных названий и имён удручает. Тем более, что автор работает более 20 лет и какие-то предпочтения явно имеет. Можете сказать что-то про сервис e-doc? Прочитала на сайте edoc.com.ua. Вроде с первого взгляда всё понятно, но входит ли указанный сервис в непоименованные , но обозначенные в статье "известные бренды"? Повторюсь, мне это в новинку, поэтому об известности и неизвестности брендов судить не могу

Для добавления комментариев требуется авторизация (форма выше на странице).

Понедельник 24 Июнь 2019

Авторизация



Интересные публикации

2014-04-20

noteПравда о начальнике и Правда о подчиненном. Статьи о том, какие мы руководители и какие исполнители. Всего в блоке будет 4 публикации.